Bij de start van een webwinkel speelt logistiek vaak nog niet de grootste rol. Inpakken en wegbrengen van zendingen kan met een beperkt aantal orders prima zelf. Maar zodra de orders toenemen begint logistiek een probleem te worden. Voorraadbeheer, order picken, inpakken, verzenden en retouren worden dan opeens een substantieel deel van de dagbesteding. Voordat wij overstapten op een bedrijf dat voor ons de orders verzendt waren we per dag 3 à 4 uur bezig met het versturen van orders. Dit wil je niet. Je komt dan voor de keus om mensen te gaan aannemen om de orders af te handelen of om het hele proces uit te besteden. Wij kozen voor het laatste. In e-commerceland heet dat fulfilment.

Wat is fulfilment?

Simpel gezegd komt fulfilment neer op een partner die voor jou alles rondom het verzenden van bestellingen uit handen neemt. Denk aan inpakken van zendingen, verzenden, voorraadbeheer en retouren afhandelen. Andere taken als inserts toevoegen, pakbonnen uitdraaien en bijvoorbeeld verzendverpakkingen inkopen liggen dus ook bij de fulfilmentpartner. Het grote voordeel is de tijdswinst: nooit meer zelf orders inpakken. Het nadeel is de prijs, je betaalt uiteraard meer dan als je zelf zou inpakken. Fulfilment is de manier om webshops te laten groeien. Jij kunt jouw tijd beter in groei investeren dan in het inpakken van orders.

Er zijn een aantal zaken om op te letten wanneer je voor fulfilment kiest. De zaken waar wij tegenaan liepen zullen hier hieronder beschrijven.

Prijs

Natuurlijk doet de prijs er toe. Veel fulfilmentspelers hanteren een – volgens ons – vreemde prijsstelling. De prijs is opgebouwd uit verzending, inpakken, orderpicken, voorraadbeheer en bijvoorbeeld toe te voegen inserts. Als een prijs opgebouwd is uit meerdere variabele componenten is een berekening van een prijs per stuk heel lastig, soms zelfs onmogelijk. Wij hebben destijds offertes binnen gehad bestaande uit excel files met 20 variabele cellen. Dit was voor ons een dealbreaker. Hoe moest nu de marge berekend worden? Ten slotte draait het om de marge de je overhoudt en moet je precies weten wat je per stuk betaalt om een order via fulfilment te laten verzenden. Een all-in prijs werkt daarbij natuurlijk het best. Desnoods met de afspraak om na 3 maanden te corrigeren.

Verborgen kosten

Behalve de prijs per stuk zijn er ook verborgen kosten. Denk aan opstartkosten en licenties. Bij ieder fulfilmentbedrijf zal IT gekoppeld moeten worden. Logisch. Maar hier berekenen ze kosten voor. Dit zijn vaak eenmalige kosten die kunnen oplopen tot 1500 euro.
Houd verder ook rekening met licenties. Verkoop je ook op bol.com? Dan gaat de fulfilmentpartner deze orders ook verzenden. Dus weer een koppeling en dat gaat gepaard met licenties. Een eenvoudige koppeling kost makkelijk 50 tot 100 euro per maand.

Die verborgen kosten dienen op voorhand duidelijk te zijn, je moet ze kunnen terugrekenen naar een stukprijs. Als je 500 orders per maand verzendt via bol.com en 50 euro aan licentiekosten hebt, gaat de stukprijs dus met 10 cent omhoog. Dit is hopelijk te overzien maar de kosten moeten duidelijk zijn.

Cut-off tijd

Ongekend belangrijk voor de conversie is de cut-off tijd: de tijd tot wanneer klanten kunnen bestellen om het product de volgende dag in huis te hebben. Hoe later hoe beter. Lang niet iedere fulfilment partij kan een late cut-off tijd aan. En wanneer ze dit wel aanbieden kan het de prijs per order flink omhoog duwen.

Veel spelers hanteren een cut-off tijd van 17:00 uur. Sommigen tot 20:00 uur en enkelen tot 23:00 uur. Die latere tijden zijn natuurlijk fantastisch, maar hier kunnen extra kosten aan verbonden zijn. Let hier op. Want een late cut-off tijd gaat vaak niet voor de standaardprijs. Zo betaal je bijvoorbeeld 6,50 euro per order tot 20 uur, en daarna een toeslag per order om nog na 20:00 uur gepickt te worden.

In Nederland zijn er enkele spelers die tot 23:30 uur verzenden. Ook op zaterdag wordt er verzonden, vaak tot maximaal 17:00 uur

Plugins/extensies

Veel aanbieders van fulfilment hebben plugins om eenvoudig webshops te kunnen koppelen. Zo kunnen orders bijvoorbeeld automatisch worden uitgelezen maar kan ook de checkout (afrekenpagina) worden gecustomized. Die checkout kan dan worden voorzien van afhaallocaties, iets wat de conversie ten goede komt.

Door met plugins te werken zullen de kosten om IT te koppelen in veel gevallen lager uitvallen. Zeker voor shops die met Woocommerce of Magento werken, dit zijn vaak de systemen waar het snelst plugins voor worden gemaakt.

Rapportages

Natuurlijk wil je inzicht hebben in zendingen, kosten, geblokkeerde orders, retouren en bijvoorbeeld de voorraad. De fulfilmentpartner dient een gedegen IT systeem te hebben waarin deze data terug te vinden is. Een soort portal of dashboard waarin jij overzichtelijk kunt zien hoe je ervoor staat.

Dit inzicht is van ongekend belang. Naarmate de orders toenemen – een doel van fulfilment – moet je aan bepaalde knoppen draaien om te kunnen optimaliseren. Maar aan welke knoppen? De rapportages over zendingen, retouren en voorraad zijn hierin belangrijk. Beslissingen worden op die manier data gedreven en eenvoudiger te maken.

Contract

Als laatste dien je goed te letten op contractvormen. Kies voor een maandcontract of helemaal geen contract. Zo kun je in ieder geval weer makkelijk switchen mocht de fulfilmentpartner niet bevallen. Besef wel dat overstappen nooit echt makkelijk is. Jouw voorraad ligt immers elders, dus een mogelijk overstap kan zomaar betekenen dat je 1 of 2 dagen niet kunt verzenden.

 

Uiteraard zijn er ook nog andere zaken van belang zoals service en bereikbaarheid. Maar dit is lastig om op te selecteren. Alle fulfilmentpartijen zullen immers claimen fantastische service te leveren…

Wij zijn enorm verrast door de voordelen die fulfilment met zich meebracht. De kosten zijn in ons geval te overzien en de tijdswinst is gigantisch. Een focus op groei is voor iedere startende ondernemer aan te raden. Fulfilment helpt die focus te behouden.